AVG privacyverklaring

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Scouting.

Scouting Nederland verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit  privacy-statement geeft Scouting Nederland antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland en de aangesloten Scoutinggroepen. Het privacybeleid van Scouting Nederland beschrijft deze informatie en alle zaken omtrent privacy en persoonsgegevens binnen de vereniging. In dit privacybeleid Wiawaha wordt  ingegaan op specifieke documenten en verwerking van informati die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens binnen de scoutinggroep Wiawaha.

Voor het vastleggen van persoonsgegevens en bijzondere gegevens binnen scouting Wiawaha Beverwijk wordt verwezen naar de persoons- en bijzondere gegevens matrix. Vastlegging en bewaartermijn van de gegevens worden omschreven. In dit document worden de ouder, verzorger, gezaghebbende en of voogd alleen nog aangeduid als ouder.

1. Vastlegging persoonsgegevens en bijzondere gegevens

Inschrijfformulier

Voor het lidmaatschap en de registratie bij scoutsonline heeft de scouting een aantal persoonsgegevens nodig ingevuld door de ouder. Dit inschrijfformulier is te vinden op onze website en anders bij opvraag bij de ledenadministratie. Deze informatie wordt nimmer zonder goedkeuring en een verwerkersovereenkomst-persoonsgegevens verstrekt aan externe partijen. Intern zal zo min mogelijk gebruik worden gemaakt van deze gegevens en na maximaal twee jaar na beëindigen lidmaatschap vernietigd.

Beeldmateriaal

Tijdens opkomst en kamp kan er beeldmateriaal worden vastgelegd voor plaatsing op de website. Hier wordt nadrukkelijk toestemming voor gevraagd op het inschrijfformulier. Zonder uw toestemming als ouder wordt er geen gebruik gemaakt van beeldmateriaal waar u kind op is vastgelegd. Bij toestemming zal beeldmateriaal ten alle tijden worden gebruikt expliciet voor op de website of sociale media niet voor andere doeleinden.

VOG

Verklaring omtrent gedrag is noodzakelijk voor een rol binnen de organisatie als bestuurslid, leiding, ouder vertegenwoordigen of vertrouwenspersoon. De VOG wordt opgevraagd bij start van een functie en bewaart tot maximaal twee jaar na beëindigen lidmaatschap.

Gezondheidsformulier

Om een veilig en gezond kamp te organiseren is het noodzakelijk om medische gegevens bij de leiding te bewaren alsmede noodzakelijke medicijnen. Deze medische gegevens zullen met de grootst mogelijke zorg  bij de (hoofd)leiding bewaard worden. Direct na het kamp zal het gezondheidsformulier worden vernietigd of teruggegeven worden aan de ouder.

2. Opslag & verspreiding gegevens

SOL

De persoonsgegevens die zijn geregistreerd in Scouts Online, waaronder het e-mailadres, mogen niet zomaar gebruikt worden. In het document ‘ Beleidsafspraken gebruik en verstrekken van persoonsgegevens ’ lees je welke gegevens volgens de wet door wie gebruikt mogen worden. 

Cookiewet

Sinds juni 2012 is er een uitbreiding van de Telecommunicatiewet van kracht, ook wel de cookiewetgenoemd. Ook voor de scouting site van Wiawaha Beverwijk heeft dit gevolgen. In dit infoblad staat een uitleg over de wetgeving en wat er wordt gedaan om hieraan te voldoen. Scouting maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van web statistieken en social media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

Dropbox

Voor het bestuur en de groepsraad is een centrale opslagplek voor belangrijke documenten. Denk hierbij aan verslagen van het bestuur en de groepsraad. De onedrive die wordt toegepast valt onder het europesche recht voor opslag van data.

Email

Voor de nieuwsbrief en de WNM opkomst wordt gebruik gemaakt van een e-mail. Als ouder zal uw e-mail als BCC worden verzonden zodat andere geadresseerden niet uw e-mail adres te zien krijgen. Middels een replay op de mail kunt u zich uitschrijven (pop-out) als u deze niet meer wenst te ontvangen. Persoonlijke mail zal niet langer bewaard worden dan nodig mits dit een belangrijk doel nastreeft.

Appgroep

Voor elke groep is een app groep aangemaakt voor vlotte communicatie die te maken hebben met de opkomst. Als ouder kunt u ten alle tijden geen gebruik maken van de app groep door de uitnodiging niet te accepteren.

Vertrouwenspersoon

Binnen de scoutinggroep Wiawaha kan er sprake zijn van één of meerdere vertrouwenspersonen. Aan het eind van het jaar wordt hier verslaglegging van gemaakt waarbij geen gebruik wordt gemaakt van persoon- en of bijzondere gegevens.

Datalekken

Is er ondanks de grootste zorgvuldigheid sprake van een datalek dan meld de vereniging dit direct bij scoutsonline middel een e-mail naar:  privacy@scouting.nl. Zie voor meer info de Procedure datalekken (verwerkers) . Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Samen met de betrokken organisatieonderdelen worden de vervolgstappen besproken.

3. Persoons- en bijzondere gegevens matrix

Onderstaande documenten kunnen mogelijk persoon- en bijzondere gegevens van leden bevatten. Niet relevante documente zijn in deze matrix niet opgenomen.